문서화 체계 — 매뉴얼·프로세스·절차서·터틀

문서화의 목적

QMS 문서화는 "어떻게 해야 하는가"를 정의하고, "어떻게 했는가"를 증명한다. IATF 16949 7.5는 문서화 정보(Documented Information)를 요구하며, 문서와 기록을 통합해 관리한다.

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5단계 문서 계층 구조

레벨	문서 유형	목적	관리 주체
1	품질방침	경영 의지와 방향 선언	최고경영자
2	품질매뉴얼	QMS 범위·구조·프로세스 상호관계 기술	품질관리부
3	절차서(SOP)	프로세스의 실행 절차 정의	프로세스 오너
4	작업지침서(WI)	특정 작업의 세부 방법·기준	현장 담당
5	기록·양식	실행 증거, 추적성 확보	업무 담당자

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품질매뉴얼 기본 목차 (IATF 16949 조항 순서)

IATF 16949 인증 심사에서 매뉴얼은 필수 문서는 아니지만, QMS 구조를 보여주는 핵심 문서로 활용된다.

1. 목적 및 적용 범위
2. 참조 표준 및 문서
3. 용어 및 정의
4. 조직 상황
   4.1 조직의 내·외부 이슈
   4.2 이해관계자 요구사항 (CSR 목록 포함)
   4.3 QMS 적용 범위
   4.4 QMS 및 프로세스 (프로세스 맵 첨부)
5. 리더십
   5.1 최고경영자 의지표명
   5.2 품질방침
   5.3 역할·책임·권한
6. 기획
   6.1 리스크와 기회
   6.2 품질 목표
7. 지원
   7.1~7.5 자원·역량·인식·의사소통·문서화
8. 운용
   8.1~8.7 제품 실현 프로세스
9. 성과평가
   9.1~9.3 모니터링·측정·분석·경영검토
10. 개선
    10.1~10.3 부적합·시정조치·지속적 개선

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터틀 다이어그램 (Turtle Diagram)

IATF 16949 내부심사에서 각 프로세스를 평가하는 표준 도구다. 프로세스를 6가지 요소로 분해해서 완전성을 확인한다.

터틀 구조

요소	질문	기재 내용
입력 (Input)	무엇으로 시작하나?	고객 주문서, 도면, 원자재, 이전 공정 출력물
출력 (Output)	무엇을 만드나?	완제품, 기록, 다음 공정 입력물, 고객 납품
인원 (Who)	누가 하나?	작업자·기술자 자격, 교육훈련 요건
설비·자원 (With What)	무엇으로 하나?	설비, 지그, 치공구, 측정 장비, 소프트웨어
방법 (How)	어떻게 하나?	절차서, 작업지침서, Control Plan, 작업표준
측정 (Measure)	잘 하고 있나?	KPI, 불량률, 사이클 타임, 고객 만족도

P04 생산·품질 관리 프로세스 — 터틀 예시

요소	내용
입력	고객 주문(수량·납기), 원자재 입고 합격 판정서, 작업 지시서
출력	완제품(합격 판정), 생산 실적 기록, 불량품 태그
인원	생산 작업자(OJT 이수), 품질검사원(검사 자격), 설비 운전원
설비·자원	프레스, 용접기, 검사 지그, 버니어 캘리퍼스(교정 완료)
방법	생산 절차서(P04-001), 작업지침서, Control Plan, 검사 기준서
측정	FTQ(초도합격률) ≥ 98%, PPM ≤ 50, OEE ≥ 85%

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중소중견기업용 핵심 프로세스 6개

다음은 IATF 16949 요건을 충족하면서 중소중견기업이 현실적으로 운영할 수 있는 최소 프로세스 구성안이다. 각 조직의 상황에 따라 추가·삭제·통합이 가능하다.

#	프로세스명	적용 조항	핵심 산출물
P01	고객·영업 프로세스	8.2	고객요구사항 검토서, 견적·계약 기록, CSR 목록
P02	설계·개발 프로세스	8.3	APQP 체크리스트, DFMEA, DVP&R, PPAP 패키지
P03	구매·공급자 관리 프로세스	8.4	공급자 평가표, 승인 공급자 목록(ASL), 구매 발주서
P04	생산·품질 관리 프로세스	8.5 + 9.1	Control Plan, 작업지침서, SPC 차트, MSA 보고서
P05	지원 프로세스	7.1~7.5	교육훈련 계획·기록, 설비 예방보전 계획, 문서 대장, 교정 기록
P06	성과평가·개선 프로세스	6.1 + 9.2 + 9.3 + 10.2	내부심사 보고서, 경영검토 기록, NCR, 8D 보고서

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P01 — 고객·영업 프로세스

목적: 고객 요구사항을 정확히 파악하고 검토하여 수주 여부를 결정하고, 고객 관계를 유지한다.

터틀 요약:

요소	내용
입력	고객 RFQ(견적 요청), 도면, 사양서, CSR
출력	수주 결정서, 고객요구사항 검토서, 계약서
인원	영업 담당자, 기술 검토 담당자, 품질 담당자
설비·자원	ERP/영업 시스템
방법	P01 절차서: 견적 검토 → 기술 검토 → 수주 결정 → 고객 통보
측정	견적 성공률, 고객 만족도(연 1회 설문), 납기 준수율

설계 없는 순수 제조사: P02 설계·개발 대신 "P02' 고객 도면·사양 접수 프로세스"로 대체. 도면 접수·검토·보관·변경 관리를 중심으로 구성.

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P02 — 설계·개발 프로세스 (APQP)

목적: 신제품·신공정 개발 시 APQP(고급제품품질기획) 절차를 통해 양산 전 품질을 확보한다.

APQP 5단계:

단계	활동	산출물
1. 계획 및 정의	고객 요구사항 분석, 신뢰성 목표 설정	설계 목표서
2. 제품 설계	DFMEA, 도면·사양 개발, 시제품 제작	DFMEA, DVP&R
3. 공정 설계	PFMEA, Control Plan(시제품), 공정 흐름도	PFMEA, Flow Chart
4. 제품·공정 유효성 확인	MSA, SPC, 초도 생산런	PPAP 패키지
5. 피드백·평가·개선	고객 피드백, 개선 조치	교훈 사례집

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P03 — 구매·공급자 관리 프로세스

목적: 적합한 공급자를 선정·평가하고, 구매 품목의 품질을 확보한다.

공급자 분류 관리:

등급	기준	관리 방법
A급	품질·납기 우수	연 1회 서면 평가
B급	보통	반기 서면 + 분기 성과 리뷰
C급	개선 필요	현장 방문 심사 + 개선 계획 요구
조건부	품질 사고 발생	CSL(제한 배송) 적용

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P04 — 생산·품질 관리 프로세스

목적: Control Plan에 따라 생산하고, 지속적 품질 모니터링으로 고객 요구사항을 충족한다.

포함 활동:

• 셋업 검증 (첫 번째 양품 확인 — First Article Inspection)
• 공정 중 검사 (In-Process Inspection)
• SPC 관리도 운영 (특별특성 공정)
• 포카요케(오류 방지 장치) 주기 점검
• 설비 예방보전 실시

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P05 — 지원 프로세스

목적: 다른 모든 프로세스가 효과적으로 작동하도록 인원·설비·환경·문서를 지원한다.

포함 활동:

• 교육훈련 계획 수립 및 실시 기록
• 측정 장비 교정 (교정 주기·외부 교정 기관 관리)
• 설비 예방보전 (TPM 계획·실적)
• 문서 관리 (발행·개정·폐기·배포)
• 작업 환경 관리 (5S, 온도·습도 등)

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P06 — 성과평가·개선 프로세스

목적: QMS 성과를 모니터링하고, 내부심사·경영검토·시정조치를 통해 지속적으로 개선한다.

포함 활동:

• 리스크·기회 파악 및 대응 계획 (6.1)
• 내부심사 실시 (시스템·공정·제품 심사, 9.2)
• 경영검토 실시 (연 1회 이상, 9.3)
• 부적합·시정조치 관리 (NCR 발행, 8D 분석, 10.2)

P06 내부심사 실행: 체크리스트 작성부터 현장 기록, 보고서 발행, 부적합 추적까지를 AuditSay로 디지털화하면 심사 이력 관리와 후속조치 추적이 훨씬 체계적으로 됩니다.

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절차서(SOP) 기본 구성

각 절차서는 다음 구조를 따른다:

1. 목적 (Purpose)
   이 절차서가 달성하려는 것

2. 적용 범위 (Scope)
   어디에·누구에게 적용되는지

3. 참조 문서 (References)
   관련 표준·절차서·작업지침서

4. 용어 및 정의 (Terms)
   절차서 내 특수 용어 정의

5. 책임과 권한 (Responsibilities)
   각 역할의 책임 명시

6. 절차 (Procedure)
   단계별 실행 방법 (플로우차트 포함 권장)

7. 관련 문서 및 기록 (Documents & Records)
   사용되는 양식·기록 목록

8. 개정 이력 (Revision History)
   버전·날짜·변경 내용

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